Những lưu ý quan trọng để trở thành người viết E-mail chuyên nghiệp

Những lưu ý quan trọng để trở thành người viết E-mail chuyên nghiệp


 Cách trả lời E-mail bằng tiếng Anh tốt nhất cho bạn

Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.
 
 

1. Thông tin cá nhân của người viết:
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.
2. Ngày tháng:
Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong bức thư. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2020) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2020). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt hơn hết là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 4 February 2020 hoặc February 2nd, 2020). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.
3. Tên và địa chỉ người nhận:
Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.
4. Mã thư bạn hồi âm:
Vì số lượng thư giao dich trong ngày rất nhiều nên các bức thư thương mại thường có mã số riêng. Khi bạn viết trả lời, đừng quên ghi mã số bức thư bạn muốn hồi đáp (Your ref: 01234). Nếu muốn hãy ghi mã số thư của bạn trong trường hợp người nhận muốn hồi đáp lại cho bạn (My ref: 56789 hay Our ref: 56789).
5. Cách xưng hô đầu thư:
Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận.
Ví dụ: Dear Mr. Smith
Dear Mrs. Smith
Dear Miss Smith
Dear Ms. Smith
Dear Sir
Dear Madam
Dear Sirs
Dear Gentlemen
6. Tiêu đề:
Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích, nó sẽ giúp người nhận hiểu rõ tổng thể bức thư nói về vấn đề gì.
 
7. Nội dung:
Nội dung bức thư sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.
8. Cuối thư:
Cuối thư giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như:
  • Yours sincerely
  • Yours faithfully
  • Yours truly
9. Chữ ký: Chữ kí ngắn gọn
10. Tên họ đầy đủ của người viết: Bạn nên viết tên họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký.
Ví dụ: Nguyen Van A
11. Chức danh của người viết: Chức danh của người viết trong thư giao dịch thương mại thưòng được viết ngay dưới tên họ đầy đủ của người đó.
12. Ghi chú tài liệu gửi kèm: Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm.
 
Một vài chú ý khi viết E-mail
1. NÊN:
  • Luôn luôn trả lời e-mail, dù câu trả lời chỉ đơn giản là “cảm ơn” hay hẹn lúc khác sẽ trả lời kĩ hơn (do đang có việc bận). Đó là cách để người gửi biết chính xác rằng bạn đã đọc mail và nắm thông tin. Tất nhiên, loại trừ trường hợp thư gửi đến là thư rác.
  • Mở đầu mail bằng dòng chào hỏi, xưng hô. Điều này thường áp dụng cho những e-mail mang tính chất công việc, nghiêm túc. Dòng “Chào chị A”, “Anh B thân mến” sẽ giúp xác định rõ người bạn muốn trao đổi là ai và giúp bức thư trọn vẹn hơn.
  • Đi thẳng vào vấn đề, viết ngắn gọn. Những người bận rộn sẽ rất cảm ơn bạn vì điều này vì tiết kiệm thời gian cho cả hai.
  • Chia đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý rõ ràng. Nếu bạn phải trả lời bằng e-mail dài và nhiều thông tin thì việc này sẽ giúp người nhận thư dễ theo dõi và nắm bắt hơn.
  • Trả lời tất cả các câu hỏi được hỏi. Đừng lười biếng và tỏ ra thiếu tôn trọng người gửi thư khi bỏ lơ các câu hỏi của họ, hoặc chỉ chọn trả lời những câu hỏi mà bạn thích. Nếu được, bạn nên trích dẫn từng ý câu hỏi để trả lời cho thấu đáo.
  • Kết thư một cách lịch sự. Đó có thể là một lời chào, một câu chúc và bên dưới ghi tên của bạn, kèm thông tin liên lạc xem như chữ ký.
  • Đặt tiêu đề rõ ràng cho e-mail. Người nhận thư càng nắm bắt vấn đề bạn gửi gắm nhanh và súc tích chừng nào thì càng tốt chừng nấy.
  • Hiểu rõ và sử dụng hợp lý chức năng CC (Carbon Copy) và BCC (Blind Carbon Copy). Thông thường, nếu tên bạn ở dòng CC thì có nghĩa người gửi chỉ muốn cập nhật thông tin để bạn tham khảo mà thôi.
  • Đọc và kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi gửi. Bạn nên lưu ý cả các lỗi chính tả, dùng từ, đặt câu. Cẩn tắc vô ưu mà!
  • Cẩn thận với nút “Reply to all”. Khi gửi thư, bạn phải biết chắc là mình muốn trả lời cho ai và muốn nhận phản hồi từ ai.
2. KHÔNG NÊN:
  • Viết toàn bộ câu bằng chữ in hoa. Điều đó sẽ gây cảm giác như bạn đang hét vào mặt người nhận thư. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng chữ in hoa để nhấn mạnh ở một vài điểm cụ thể.
  • Lạm dụng ký hiệu, biểu tượng cảm xúc. “Smileys” hay “emoticons” vẫn thường được bạn trẻ sử sụng khi giao tiếp online để biểu đạt sắc thái cảm xúc trong câu nói của mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều những biểu tượng này, e-mail của bạn sẽ trông kém chuyên nghiệp đi rất nhiều.
  • Quên đính kèm tài liệu hay quên đặt tiêu đề mail. Chắc chắn là bạn không muốn tỏ ra vụn về, bất cẩn trong mắt người khác đâu nhỉ?
  • Viết những lời bạn không muốn người thứ ba biết. E-mail không phải là chỗ riêng tư. Người nhận vẫn có thể chuyển tiếp e-mail của bạn cho người khác, mặc dù đấy là việc không đáng hoan nghênh chút nào.
  • Dùng từ ngữ thô lỗ. Việc trao đổi qua lại những bức mail có màu sắc căng thẳng, giận dữ rất dễ châm ngòi “chiến tranh”.
Hi vọng những “quy tắc” trên đây hữu ích cho các bạn trẻ trong quá trình “số hóa” giao tiếp.
 
 
 

BÀI VIẾT LIÊN QUAN: